Privacybeleid & uitleg voor ouders

Happy 2 BV, aanbieder van de fotozoektocht “De Geheime Missie van Fabio & Viola” op het domein van Vakantiehuis Fabiola in Maasmechelen (België), is de verwerkingsverantwoordelijke (data controller) voor de persoonsgegevens die in deze app verwerkt worden. Je kan ons bereiken via de begeleiders ter plaatse of via het contactadres op onze website.

• je voornaam
• eventueel de eerste letter van je familienaam (mag leeg)
• je leeftijdscategorie (6-9, 10-12, 13-16 of 16+ jaar)
• een teamnaam (mag leeg)
• je spelresultaten (welke opdrachten gelukt zijn en welke badges je verdiende)
• de foto's die je zelf indient

Wat we bewust niet verzamelen:

• geen exact geboortejaar of geboortedatum
• geen adres
• geen e-mailadres
• geen telefoonnummer
• geen permanente locatiegeschiedenis
• geen biometrische gegevens
• geen gezichtsherkenning of identificatie van personen op foto's

De app vraagt geen permanente locatietoegang. Wie wil, kan één keer op “Toon waar ik ongeveer ben” drukken; die positie wordt niet opgeslagen.

• de zoektocht persoonlijk maken (naam, leeftijdscategorie, team)
• controleren of een foto-opdracht redelijk werd uitgevoerd
• voortgang, badges en het einddiploma tonen
• de activiteit veilig laten verlopen en misbruik van foto's tegengaan

De automatische beoordeling kijkt enkel naar objecten, vormen en kleuren. Ze identificeert geen personen, herkent geen gezichten en leidt geen persoonlijke kenmerken af.

• Uitvoering van de overeenkomst: de zoektocht en de aankoop van een startcode laten werken (naam, leeftijdscategorie, team, foto's, e-mailadres van de koper).
• Toestemming van de ouder of begeleider voor het maken en bewaren van foto's van kinderen; die toestemming kan altijd worden ingetrokken.
• Gerechtvaardigd belang: veiligheid, tegengaan van misbruik van foto's en verbeteren van de activiteit.
• Wettelijke verplichting: bewaren van betaal- en boekhoudgegevens.

Alleen de begeleiders van deze activiteit, via een beveiligd beheerderslogin. Foto's staan in een privéopslag en zijn nooit publiek: ze worden enkel via kortlopende, persoonlijke links getoond. Deelnemers zien uitsluitend hun eigen foto's.

Wij delen gegevens met:

• Paddle.com — onze reseller en Merchant of Record voor de verkoop van startcodes. Paddle verwerkt bij de afrekening je betaalgegevens, e-mailadres, factuurgegevens en land, en handelt betalingen, btw, facturatie en terugbetalingen af als eigen verantwoordelijke. Zie de privacyverklaring van Paddle.
• technische dienstverleners (hosting, database- en fotopslag, e-mailverzending, geautomatiseerde fotobeoordeling) die enkel in onze opdracht verwerken;
• professionele adviseurs en overheden wanneer de wet dat vereist.

Gegevens worden verwerkt binnen de EU of, bij dienstverleners buiten de EU, met passende waarborgen zoals standaardcontractbepalingen. We verkopen nooit gegevens.

Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar tegen de verwerking, en je kan je toestemming altijd intrekken. Vraag dit aan een begeleider of via ons contactadres; we antwoorden binnen één maand. Ben je niet tevreden, dan kan je klacht neerleggen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (gegevensbeschermingsautoriteit.be).

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen: versleutelde verbindingen, toegangscontrole per gebruiker, privéopslag voor foto's en logboeken van beheerdersacties. De app gebruikt enkel noodzakelijke, functionele opslag in je browser (sessie en voortgang) — geen advertentie- of trackingcookies.

• foto's: standaard 30 dagen na de activiteit, daarna automatisch verwijderd
• persoonsgegevens (voornaam, initiaal, team): geanonimiseerd na 90 dagen
• beheerderslogboek: langer bewaard voor controle, zonder onnodige persoonsgegevens

De begeleiders kunnen deze termijnen korter zetten in de beheerinstellingen.

• Fotografeer alleen deelnemers die akkoord zijn.
• Fotografeer geen onbekende bezoekers.
• Fotografeer niet in kleedkamers, toiletten of slaapkamers.
• Fotografeer geen gevaarlijke situaties.
• Respecteer de andere gasten op het domein.

Vermoedt het systeem dat een foto ongepast is (bijvoorbeeld naaktheid, een sanitaire of kleedruimte, geweld of gevaarlijke handelingen), dan wordt de foto geblokkeerd. Ze verschijnt niet in de gewone galerij en is alleen bereikbaar voor een bevoegde beheerder wanneer dat echt nodig is.

Vraag het aan een begeleider van Vakantiehuis Fabiola tijdens of na de activiteit. Zij kunnen een deelnemer en de bijhorende foto's meteen verwijderen of anonimiseren in het beheerportaal. Geef daarbij de voornaam, de leeftijdscategorie en eventueel de teamnaam mee, zodat de juiste gegevens gevonden worden.